Beurkundung von Vollmachten zur Verwendung in Spanien – Hinweise
Notar Dr. Stefan Heinze, Köln
Stand: 5. Juli 2023
Sehr geehrte Damen und Herren,
Notar Dr. Heinze beurkundet auch in englischer und spanischer Sprache. Insbesondere in spanischer Sprache hat Notar Dr. Heinze in einer Vielzahl von Fällen bereits Beurkundungen für die Verwendung in Spanien und in anderen spanischsprachigen Staaten vorgenommen. Die nachfolgenden Informationen sind auf Spanien bezogen, da hier die höchste Nachfrage herrscht.
Zur Erleichterung der Vorbereitung und zügigen Bearbeitung Ihres Anliegens bitten wir Sie, folgende Informationen zu beachten und uns so schnell wie möglcih zu verschaffen:
- Die Beurkundung in Spanien setzt in fast allen Fällen voraus, dass die Vollmacht notariell beurkundet wird. Eine in Deutschland auch mögliche öffentliche Beglaubigung wird nach unserer Erfahrung in Spanien nahezu nie akzeptiert. In dieser Weise sollte nur verfahren werden, wenn die Zulässigkeit von den in Spanien tätigen Beratern ausdrücklich vorher bestätigt wird.
- Eine notarielle Beurkundung läuft dadurch ab, dass die Niederschrift dem Vollmachtgeber oder den Vollmachtgebern in Gegenwart des Notars vorgelesen wird. Die Beteiligten genehmigen sodann die Niederschrift, und unterschreiben sie gemeinsam mit dem Notar.
- Wir bitten Sie, uns bereits im Vorfeld Kopien oder Scans der gültigen Ausweise (Personalausweis oder Reisepass oder Aufenthaltstitel, jedenfalls Dokumente, mit denen die Ausweispflicht in Deutschland erfüllt werden kann, nicht hingegen nur Führerschein, Versicherungskarte der Krankenkasse etc.) zu übermitteln.
- Die Beurkundung läuft unterschiedlich ab, je nachdem, ob die Beteiligten Spanisch sprechen oder nicht. In jedem Fall ist die maßgebliche Sprache der Beurkundung (§ 5 BeurkG) die spanische Sprache, weil eine Verwendung im Ausland erfolgt. Verstehen die Beteiligten Spanisch, so verliest der Notar die Niederschrift auch auf Spanisch; ansonsten übersetzt der Notar die Niederschrift mündlich in die deutsche Sprache. Es ist oft hilfreich, wenn die ausländischen Berater eine deutsche Übersetzung bereits mitliefern. Das Notariat kann keine schriftliche Übersetzung anfertigen, aber auf Anfrage ein Übersetzungsbüro vermitteln. Über die voraussichtlichen Kosten des Übersetzungsbüros und die zusätzlich entstehende Zeit informieren wir Sie nach der Rückmeldung des Übersetzungsbüros.
- Soweit Sie im Namen einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder einer sonstigen juristischen Person handeln, verlangen die spanischen Behörden häufig eine Art Registerbescheinigung. Insoweit bitten wir Sie, im Vorfeld die Anforderungen mit der in Spanien zuständigen Stelle abzustimmen.
- In nahezu allen Fällen verlangen die spanischen Stellen (zum Beispiel Abwicklung von Erbschaften oder Erwerb oder Veräußerung von Immobilien) die Existenz einer sogenannten Ausländeridentifikationsnummer („N.I.E.“). Soweit Sie eine solche Nummer haben, teilen Sie sie bitte uns mit, damit wir Sie in die Urkunde aufnehmen können; fehlt eine solche Nummer, so erfragen Sie bitte in Spanien, die Vollmacht nicht auch darauf erstreckt werden sollte, eine solche Nummer zu beantragen.
- Und schließlich verlangen spanische Stellen nahezu in allen Fällen eine Hierbei handelt es sich um einen Nachweis der Echtheit der notariellen Urkunde. Der Postille wird für meine Urkunden erteilt vom Präsidenten des Landgerichts Köln. Es hat sich am effektivsten erwiesen, wenn wir die Apostille einholen (hierdurch entstehen für Sie Zusatzkosten von 25 €+ Umsatzsteuer, aber meistens ist damit ein gewisser zeitlicher Vorteil verbunden). Derzeit liegt die Bearbeitungsdauer bei ca. 7 Werktagen. Natürlich können wir auch vorher einen PDF-Scan übersenden.
- Sobald die Vollmacht vorliegt, teilen Sie uns bitte mit, wer der Empfänger ist. Es gibt meistens Sinn, wenn wir das Dokument direkt an den dafür bestimmten Empfänger in Spanien versenden. Wenn wir rechtzeitig die Informationen hierfür haben, läuft die Sache in der Regel schneller und reibungsloser. Allerdings ist der Kurier ein eigenständiger Dienstleister. Auf einen Verlust durch diesen oder Ähnliches haben wir leider keinen Einfluss.
- Bezüglich der Notarkosten gilt Folgendes: einschlägig ist die Vorschrift des §98 GNotKG. Danach ist der für die Festsetzung der Gebühren maßgebliche Wert der Vollmacht 50 % des Rechtsgeschäfts, auf was die Vollmacht bezogen ist. Bei einem Kauf oder Verkauf von Immobilien ist die Berechnung leicht: beträgt der Kaufpreis 200.000 €, so ist der Geschäftswert 100.000 €. Bei Erbschaften kommt es auf den (brutto) Wert der Erbschaft an, welche infrage steht. Meistens wird man hier mit ungefähren Schätzwerten agieren müssen. Bei Prozessvollmachten wird man auf die wirtschaftliche Bedeutung des Rechtsstreits abzustellen haben. Wir bitten Sie, uns diese Informationen auch zeitnah im Vorfeld zu übermitteln.
Für individuelle Fragen stehen wir Ihnen aber selbstverständlich gern zur Verfügung.
Ihr Notar Dr. Stefan Heinze