Coronavirus und Hauptversammlungen 2020: Die Coronavirus-Pandemie hat massive Auswirkungen auf alle Bereiche des gesellschaftlichen Lebens, so auch auf Unternehmen und deren Hauptversammlungen. Durch das bundesweite Kontaktverbot sind Ansammlungen von Menschen mit mehr als zwei Personen verboten. Da nun ordentliche Hauptversammlungen im Frühjahr 2020 rechtlich nicht mehr möglich sind, hat der Gesetzgeber mit einem Maßnahmengesetz für Unternehmen reagiert.
Die Corona-Regelungen für HVs im Überblick:
Zusammengefasst bestehen zwei Optionen für Unternehmen und deren Hauptversammlung im Jahr 2020: Unternehmen, deren Hauptversammlung geplant ist, sollten prüfen, ob eine digitale, virtuelle HV für sie möglich ist oder, ob die HV auf einen späteren Zeitpunkt im Jahr 2020 verschoben werden kann.
Im Folgenden geben wir Ihnen eine Übersicht der Regelungen, die die Durchführung der Hauptversammlung trotz Coronavirus möglich machen:
Coronavirus Notfallgesetzgebung – Hauptversammlung 2020
In der neuen Coronavirus Notfallgesetzgebung werden die Auswirkungen der Krise auf die Hauptversammlungen besprochen; genauer in Artikel 2 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der Corona-Pandemie, BGBl. 2020 I, S. 569, 570. In Ermangelung einer amtlichen Abkürzung wird hier die Abkürzung „COVID-AktG“ verwendet. Die Regelungen der Corona-Notfallgesetzgebung sind am 28.03.2020 in Kraft getreten.
Welche Unternehmen sind von dem Corona-Maßnahmengesetz betroffen?
Der Gesetzgeber hat mit dem Maßnahmengesetz für die Corona-Krise nicht in das Aktiengesetz eingegriffen hat, sondern ein befristetes Maßnahmengesetz getroffen. Dieses ist auf die Zeit der Corona-Krise beschränkt. Der Anwendungsbereich betrifft sämtliche Aktiengesellschaften und Kommanditgesellschaften auf Aktien, in weiten Teilen auch SE und Versicherungsvereine auf Gegenseitigkeit (§ 1 Abs. 8 und Abs. 9 COVID-AktG).
Für welchen Zeitraum gilt die Corona-Regelung für die Hauptversammlung?
Die Corona-Regelungen gelten nur für die Hauptversammlungen von Unternehmen, die im Jahr 2020 stattfinden. Eine Verlängerung durch Rechtsverordnung ist bis höchstens zum 31. Dezember 2021 möglich, wenn dies aufgrund fortbestehender Auswirkungen der Corona-Pandemie geboten erscheint.
Die Virtualisierung der Hauptversammlung 2020
§ 1 Abs. 1 COVID-AktG greift auf die im AktG bereits enthaltenen Möglichkeiten einer Virtualisierung / Digitalisierung der Hauptversammlung zurück (elektronische Teilnahme, Briefwahl, Bild- und Tonübertragung); in Abweichung zum Aktiengesetz kann der Vorstand diese Maßnahmen auch ohne Ermächtigung durch die Satzung oder eine Geschäftsordnung treffen.
Hauptversammlung ohne physische Präsenz – Corona-Sonderregelung 2020
§ 1 Abs. 2 COVID-AktG geht über das derzeitige Instrumentarium im Aktienrecht hinaus. Der Vorstand kann entscheiden, dass die HV, ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten, als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird, sofern die Voraussetzungen in Abs. 2 Nr. 1-4 gewahrt bleiben. Nach der Gesetzesbegründung (BT-Drucks. 19/18110, S. 26) ist dann eine Teilnahme an der Hauptversammlung nur noch im Wege elektronischer Zuschaltung möglich. Das bedeute, aufgrund des Coronavirus, darf die Hauptversammlung 2020 in Form einer Online-Teilnahme stattfinden.
Nach dem allgemeinen Aktienrecht ist eine solche rein virtuelle Hauptversammlung eigentlich unzulässig (ganz hM; etwa Kubis in: MünchKommAktG, 4. Auflage 2018, AktG § 118 Rn. 20), da eine Hauptversammlung rechtlich an einem einzigen Ort stattzufinden habe. Das neue Corona-Maßnahmengsetzt schließt hingegen das im Übrigen als selbstverständlich vorausgesetzte Teilnahme- und Anwesenheitsrecht aus. Die Corona-Krise ermöglich also eine Abweichung vom allgemeinen Aktienrecht für Unternehmen.
Entscheidung durch den Vorstand
Voraussetzung für eine virtuelle Hauptversammlung ist zunächst eine „Entscheidung“ durch den Vorstand. Die Ausgestaltung dieses Entscheidungsverfahrens ist im Gesetz nicht geregelt; das Gesetz verwendet in § 121 Abs. 2 AktG demgegenüber den Begriff eines Beschlusses mit einfacher Mehrheit. Es ist unklar, ob für die Entscheidung des Vorstandes gemäß der neuen Corona-Regelung (§ 1 Abs. 2 COVID-AktG § 121 Abs. 2 AktG) entsprechend gilt oder ob die allgemeine Regelung in § 77 Abs. 1 AktG anwendbar ist. Richtigerweise ist in Folge des Sachzusammenhanges auf die Entscheidung des Vorstands § 121 Abs. 2 AktG entsprechend anzuwenden. Gemeint ist zudem bei § 1 Abs. 2 COVID-AktG der Vorstand als Organ, nicht dagegen einzelne Vorstandsmitglieder (Rottnauer NZG 2000, 414, 415), auch dann nicht, wenn die Einberufung von der Ressortzuständigkeit oder der Vertretungsbefugnis umfasst wäre (Kubis in: MünchKommAktG, 4. Auflage 2018, § 121 Rn. 15).
Das Corona Maßnahmengesetz (§ 1 Abs. 2 COVID-AktG) enthält drei „Entscheidungsoptionen“ für den Vorstand: Zum einen über den Ausschluss der physischen Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten aus der Hauptversammlung. Des Weiteren die Entscheidung über die Beantwortung der Fragen. Drittens die Möglichkeit einer „Vorgabe“, dass Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzureichen seien. Die entsprechende Anwendung von § 121 Abs. 2 AktG auf all diese Handlungsoptionen ist sachgerecht.
Wann muss der Vorstand die Entscheidungen für die Hauptversammlung treffen?
Das Corona-Maßnahmengesetz enthält keine Vorgaben darüber, wann und in welcher Weise die vom Vorstand kommunizierte Entscheidung verbindlich und wirksam wird. Es liegt nahe, dass die Entscheidung des Vorstandes in der Einberufung nach § 121 Abs. 3 S. 1 AktG enthalten sein muss. Dies folgt aus der gesetzlichen Systematik dieser Vorschrift. Wenn im Normalzustand (§ 121 Abs. 3 S. 1 AktG) der Ort anzugeben ist, so dient dies naturgemäß dem Zweck, den Aktionären die aktive Teilnahme an der Hauptversammlung durch physische Präsenz zu ermöglichen. Dementsprechend bedarf es auch im Regelfall weiterer Angaben, um den Aktionären das Auffinden des Versammlungslokals der HV zu ermöglichen (Kubis in: MünchKommAktG, 4. Auflage 2018, AktG § 121 Rn. 39).
Dies sollte sich auf § 1 Abs. 2 COVID-AktG spiegeln lassen. Mittelbar folgt es schon aus § 1 Abs. 2 S. 2 aE: Wenn der Vorstand eine Vorgabe bezüglich der Fragen trifft, müssen die Aktionäre die Gelegenheit haben, sich hierauf vorzubereiten. Dies kann sinnvollerweise am besten in der Einberufung geschehen. Daher sollte die Einberufung den Ausschluss der physischen Präsenz der Aktionäre von der Hauptversammlung enthalten.
Technische Hinweise für Aktionäre zur virtuellen Hauptversammlung
Um die Wahrnehmung der Aktionärsrechte gemäß Abs. 2 Nr. 1-4 zu ermöglichen, sollte die Einberufung jeweils auch technische Hinweise dazu enthalten,
- wie die Aktionäre die Bild- und Tonübertragung empfangen können,
- in welcher Weise die Stimmrechtsausübung möglich ist,
- wie die Aktionäre von der Fragemöglichkeit Gebrauch machen können und
- in welcher Weise die Möglichkeit eines Widerspruchs eingeräumt wird.
Die Intensität und Deutlichkeit sollten dabei vergleichbar sein mit denjenigen Hinweisen, die schon jetzt bei börsennotierten Gesellschaften nach § 121 Abs. 3 Nr. 2 AktG erforderlich sind. Zu beachten ist freilich, dass § 1 Abs. 2 COVID-AktG, wie ausgeführt, nicht auf börsennotierte Aktiengesellschaften beschränkt ist, was es aber nicht ausschließt, das Konkretisierungsniveau dieser Norm auf § 1 Abs. 2 COVID-AktG auszudehnen.
Nach der Coronavirus-Sonderregelung (§ 1 Abs. 6 COVID-AktG) bedürfen Entscheidungen des Vorstands nach § 1 Abs. 1-Abs. 5 der Zustimmung des Aufsichtsrats; für den Aufsichtsrat findet sich im Coronavirus-Regelung (§ 1 Abs. 6 S. 2 COVID-AktG) eine Erleichterung bzgl. der Beschlussfassung, selbst wenn die Satzung insoweit keine Vorgaben enthält. Derartige Zustimmungsvorbehalte sind nicht neu (vgl. §§ 59 Abs. 3, 111b Abs. 1, 114 Abs. 1, 202 Abs. 3 S. 2, 204 Abs. 1 S. 2, 205 Abs. 2 S. 2). Das gesetzgeberische Ziel besteht darin, Missbrauch zu vermeiden und die Überwachungskompetenz des Aufsichtsrates zu wahren (BT-Drucks. 19/18110, S. 27).
Zu welchem Zeitpunkt muss die Zustimmung vorliegen und welche Rechtsfolgen zieht dessen Fehlen nach?
Die Coronavirus-Regelung ist in den bereits vorhandenen Fällen ist nicht eindeutig. So spricht § 111b Abs. 1 AktG ausdrücklich von der vorherigen Zustimmung des Aufsichtsrates; die Schlussfolgerung, dass mangels einer solchen Erwähnung auch die nachträgliche Zustimmung wirksam wäre, wird aber zB bei § 59 Abs. 3 AktG (wo dieser zeitliche Zusatz fehlt) nicht geschlossen (offenbar allgM; Bayer in: MünchKommAktG, 5. Auflage 2019, AktG § 59 Rn. 10 mwN).
Empfehlung zur Wirksamkeit von Entscheidungen
Unklar ist, ob ein Verstoß zur Unwirksamkeit einer Anordnung nach § 1 Abs. 2 COVID-AktG führt. Für eine Unwirksamkeit könnte sprechen, dass der Gesetzgeber ein anderes intendiertes Ergebnis (Verstoß führt nicht zur Unwirksamkeit) mit Soll-Vorschriften zu verwirklichen pflegt (§ 202 Abs. 3 S. 2 AktG). Andererseits gilt der Grundsatz, dass eine fehlerhafte Geschäftsführung nicht auf das Außenverhältnis durchschlägt (etwa zu § 204 Abs. 1 S. 2 AktG: Koch in: Hüffer/Koch, AktG, 14. Auflage 2020, AktG § 204 Rn. 8). Ein ausdrückliches Durchschlagen auf das Außenverhältnis ist in § 114 Abs. 1 AktG geregelt. Somit spricht nach dem derzeitigen Erkenntnisstand jedenfalls die Systematik und ferner auch die Eilbedürftigkeit dafür, dass ein Verstoß gegen § 1 Abs. 6 COVID-AktG die Wirksamkeit von „Entscheidungen“ nach § 1 Abs. 2 COVID-AktG nicht berührt. Selbstverständlich kann die dringende Empfehlung nur lauten, eine solche Zustimmung einzuholen und sicherheitshalber auch in der Einberufung wiederzugeben, etwa wie folgt:
„Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Versammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird….“
Angesichts des Umstandes, dass zur Reduzierung des Infektionsrisikos ein Zusammentreffen der Aktionäre verhindert werden muss, stellt sich die Frage, ob bei einer Entscheidung nach § 1 Abs. 2 COVID-AktG der Ort der Hauptversammlung ausnahmsweise nicht anzugeben ist. Denn der Normzweck des § 121 Abs. 3 S. 1 AktG (Möglichkeit des Auffindens) könnte hier dazu beitragen, dass Aktionäre aus Gewohnheit oder in Ablehnung des Vorgehens nach § 1 Abs. 2 COVID-AktG gleichwohl den angegebenen Ort aufsuchen und womöglich unter Protest versuchen, sich Zutritt zu verschaffen. Dies ist nach dem Normzweck des § 1 Abs. 2 COVID-AktG (Schutz der Gesundheit) nicht hinnehmbar. Daher ist § 121 Abs. 3 S. 1 AktG jedenalls in den Fällen des § 1 Abs. 2 COVID-AktG so auszulegen, dass die Postanschrift des „Versammlungslokals“ nicht anzugeben ist. Zu empfehlen ist ferner ein ausdrücklicher Warnhinweis:
„Die Entscheidung des Vorstandes, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre durchzuführen, dient dem Schutz der Teilnehmer vor Gesundheitsgefahren, die sich aus der Durchführung von Massenveranstaltungen während der COVID-19-Pandemie ergeben. Aus diesem Grund wird die genaue Lage des Ortes in der Stadt Köln, an welchem sich Vorstand, Aufsichtsrat, Versammlungsleiter, Notar und Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft befinden, nicht bekant gegeben. Aktionären, die sich gleichwohl dort einfinden, wird kein Zutritt gewährt; die Gesellschaft wird von ihrem Hausrecht Gebrauch machen. Wir raten nachdrücklich, auch zum Schutz Ihrer Gesundheit, davon ab, zu versuchen, den Standort des o.g. Lokals ausfindig zu machen oder ihn aufzusuchen.
Die einzelnen Voraussetzungen nach § 1 Abs. 2 S. 1 COVID-AktG sind auch einer Erörterung wert. Gemäß Nr. 1 muss die Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung erfolgen. Dies dürfte an Art. 8 Abs. 1 lit a der Aktionärsrechterichtlinie angelehnt sein, wonach eine „Direktübertragung“ der Hauptversammlung möglich ist. In der Gesetzesbegründung stellt der Gesetzgeber klar, dass er tatsächlich die gesamte Versammlung meint, einschließlich der Generaldebatte und der Abstimmungen (BT-Drucks. 19/18110, S. 26). Es liegt auf der Hand, dass dies mehr ist als die bislang verbreitete Übertragung der Rede des Vorstandsvorsitzenden (hierzu von Holten/Bauerfeind AG 2018, 729, 733). Vorgaben in der derzeit gültigen Fassung des DCGK finden sich nicht mehr (vgl. demgegenüber Ziffer 2.3.3 DCGK in der Fassung vom 7.2.2017, wo aber auch nur die Möglichkeit der Verfolgung, nicht der Teilnahme, erwähnt war).
Das COVID-AktG regelt nicht, dass eine Übertragung ausschließlich an die Aktionäre zu erfolgen hat. Sicherlich sollte eine Übertragung auch von solchen Personen empfangen werden können, deren Teilnahme an der Hauptversammlung üblicherweise zugelassen wird (etwa Medienvertreter; vgl. Kubis in: MünchKommAktG, 4. Auflage 2018, AktG § 118 Rn. 109). Wenn aber solchen Personen die Befugnis zur Teilnahme nicht eingeräumt wird, besteht natürlich keine Pflicht, solchen Personen die Bild- und Tonübertragung zugänglich zu machen. Fraglich ist, ob der Vorstand die Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung jedermann zugänglich machen kann. Bei einer Präsenzhauptversammlung obliegt es der Entscheidung des Versammlungsleiters, ob er Gäste zulässt (Kubis in: MünchKommAktG, 4. Auflage 2018, AktG § 118 Rn. 109, 113). Dort wird der Versammlungsleiter das pflichtgemäße Ermessen bezogen auf Kriterien wie Platzknappheit etc, Üblichkeit und Interesse der Gesellschaft ausüben.
Platzknappheit gibt es im Internet nicht; die Übertragung an die Allgemeinheit ist prinzipiell schrankenlos möglich. Es ist unklar, ob der Vorstand auch entscheiden kann, dass die Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung nicht nur an Aktionäre, sondern auch an die Allgemeinheit erfolgen kann; unklar ist auch, ob diese Entscheidung nicht (in Parallele zur Präsenz-HV) vom Versammlungsleiter zu treffen ist. Sicherheitshalber sollte man hier konservativ verfahren und nur solchen Personen den „Zugang“ gewähren, die auch typischerweise als Gäste bei einer Hauptversammlung zugelassen würde (verdiente Mitarbeiter, Pressevertreter etc). Die Entscheidung sollte vom Vorstand angekündigt und vom Versammlungsleiter bestätigt werden. Jedenfalls sollte der Versammlungsleiter befugt sein, den „Zugang“ jederzeit zu widerrufen (so auch bei Präsenz Kubis in: MünchKommAktG, 4. Auflage 2018, AktG § 118 Rn. 116).
Fazit: Coronavirus und dessen Auswirkung auf die Hauptversammlung 2020
Mit dem neuen Corona-Maßnahmengesetz ist es möglich, die Hauptversammlung trotz Corona-Krise stattfinden zu lassen. Unternehmen können diese ab sofort virtuell abhalten. Die Hauptversammlung ist für Unternehmen notwendig, um notwendige Handlungsmaßnahmen zu beschließen und auf die Folgen der Corona-Krise effektiv reagieren zu können.
Für Feedback sind wir Ihnen dankbar unter info@schmitzheinze.de. Wir hoffen, diesen Beitrag zur Hauptversammlung während der Corona-Krise bald aktualisieren zu können.